Automatisierungs-Rechner: Lohnt sich der Aufwand?
Wiederkehrende Aufgabe, Häufigkeit und einmaliger Aufwand eingeben und sehen, ab wann sich Automatisieren oder Delegieren amortisiert, wie viel Zeit im Jahr übrig bleibt und was das in Geld wert ist.
Trag ein, wie viel Zeit eine wiederkehrende Aufgabe kostet, wie oft sie anfällt und was es dich einmalig kostet, sie zu automatisieren oder abzugeben. Der Rechner zeigt den Break-even, den Netto-Zeitgewinn nach einem Jahr und optional den Geldwert.
Lohnt-sich-Automatisieren-Rechner
Trag ein, wie viel Zeit eine wiederkehrende Aufgabe kostet und was es dich einmalig kostet, sie zu automatisieren oder abzugeben. Der Rechner zeigt, ab wann sich der Aufwand amortisiert.
Die Aufgabe heute
1× pro Woche sind 52 Durchführungen und 26 h Bearbeitungszeit im Jahr.
Nach dem Automatisieren
Einrichten, Skript schreiben, Prozess übergeben, einmal anlernen.
Was du weiterhin selbst machst, etwa Kontrolle oder Freigabe. 0 heißt vollständig automatisiert.
Fehler beheben, Anpassungen, Nachfragen. Wird von der Ersparnis abgezogen.
Wie lange fällt die Aufgabe noch an?
Läuft der Prozess nur noch ein halbes Jahr, muss sich der Aufwand auch in dieser Zeit rechnen.
Geldwert (optional)
Eigener Stundensatz, interner Verrechnungssatz oder Vollkosten je Stunde.
Ergebnis
Der Aufwand ist nach 4,3 Monaten wieder drin, also nach 19 Durchführungen.
Break-even
4,3 Monate
19 Durchführungen
Netto nach 1 Jahr
+14 h
713 €
Netto in 24 Monaten
+37 h
1.827 €
Entscheidung
Lohnt sich
Break-even liegt im Zeitraum
Kumulierte Zeit: von Hand gegen automatisiert
Rot: die Zeit, die die Aufgabe von Hand kostet. Violett: einmaliger Aufwand plus Restzeit und Pflege. Am Schnittpunkt ist die Investition wieder drin.
Zeitbilanz im Überblick
| Zeitraum | Von Hand | Automatisiert | Netto | Geldwert |
|---|---|---|---|---|
| Nach 1 Jahr | 26 h | 12 h | +14 h | +713 € |
| Nach 3 Jahren | 78 h | 19 h | +59 h | +2.940 € |
| Nach 5 Jahren | 130 h | 27 h | +103 h | +5.167 € |
Netto ist die eingesparte Zeit abzüglich des einmaligen Aufwands und der laufenden Pflege. Ein Minus heißt, dass die Investition zu diesem Zeitpunkt noch nicht wieder drin ist.
Wie wird gerechnet?
Die Ersparnis je Durchführung ist die Differenz aus alter und neuer Dauer, hier 28 min. Mal der Anzahl der Durchführungen pro Jahr ergibt das 24 h im Jahr. Davon geht die laufende Pflege ab (2,0 h im Jahr), übrig bleiben 22 h netto pro Jahr. Ein negativer Wert heißt, dass die Umstellung mehr Zeit kostet, als sie spart.
Der Break-even ist der einmalige Aufwand geteilt durch diese Netto-Ersparnis: Break-even = Aufwand ÷ Ersparnis pro Jahr. Aus der Zeit bis dahin ergibt sich die Zahl der Durchführungen, ab der sich die Investition gelohnt hat.
Die Einstellung pro Werktag rechnet mit 250 Werktagen pro Jahr (52 Wochen à 5 Tage abzüglich Feiertage und Urlaub), pro Woche mit 52 und pro Monat mit 12. Der Geldwert ist die Netto-Zeit mal deinem Stundensatz.
Das Modell rechnet linear: gleichbleibende Häufigkeit, gleichbleibende Dauer, kein Zinseffekt. Nicht eingerechnet sind weiche Effekte wie weniger Fehler, weniger Kontextwechsel oder der Ärger, den eine stumpfe Aufgabe kostet.
Der Link enthält nur deine Eingaben, keine weiteren Daten.
Schätzung auf Basis deiner Eingaben. Automatisierungen brauchen erfahrungsgemäß mehr Pflege als geplant, kalkuliere den einmaligen Aufwand lieber zu hoch als zu niedrig. Alle Berechnungen laufen lokal in deinem Browser.
Was der Break-even bedeutet
Der Break-even ist der Punkt, an dem die eingesparte Zeit den einmaligen Aufwand wieder eingespielt hat. Zwei Zahlen entscheiden darüber: die Ersparnis je Durchführung und die Häufigkeit. Fünf gesparte Minuten sind einmal im Jahr bedeutungslos und viermal am Tag rund 80 Stunden im Jahr.
Wichtig ist die zweite Frage im Rechner: Wie lange fällt die Aufgabe überhaupt noch an? Eine Automatisierung, die sich erst nach 18 Monaten rechnet, ist wertlos, wenn der Prozess im Herbst ohnehin abgelöst wird.
Pflegeaufwand nicht vergessen
Der häufigste Rechenfehler ist die Annahme, dass eine Automatisierung nach dem Einrichten nichts mehr kostet. In der Praxis ändern sich Formate, Schnittstellen brechen, Sonderfälle tauchen auf. Die laufende Pflege geht deshalb direkt von der Ersparnis ab. Bei 20 Minuten Pflege im Monat sind das vier Stunden im Jahr, die erst wieder hereingeholt werden müssen.
Beispiel
Ein Wochenreport kostet 45 Minuten, einmal pro Woche. Nach dem Automatisieren bleiben 5 Minuten Kontrolle, der Aufbau kostet 8 Stunden, die Pflege 15 Minuten im Monat. Ersparnis: 40 Minuten mal 52 Durchführungen sind knapp 35 Stunden im Jahr, minus 3 Stunden Pflege bleiben rund 32 Stunden. Der Aufwand ist nach etwa drei Monaten wieder drin, nach einem Jahr stehen rund 24 Stunden im Plus.
Verwandte Tools
- Stundenrechner für die tatsächliche Arbeitszeit hinter solchen Aufgaben.
- Eisenhower-Matrix für die Frage, was überhaupt delegiert oder gestrichen gehört.
- Time-Blocking-Planer um den einmaligen Aufwand als Block einzuplanen.
- Opportunity-Cost-Rechner für dieselbe Logik auf der Geldseite.
Hinweis: Lineares Modell mit gleichbleibender Häufigkeit und Dauer. Weiche Effekte wie weniger Fehler oder weniger Kontextwechsel sind nicht eingerechnet, der Aufwand fürs Einrichten wird in der Praxis meist unterschätzt. Alle Berechnungen laufen lokal in deinem Browser.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich Automatisieren?
Sobald der einmalige Aufwand kleiner ist als die Zeit, die du bis zum Ende der Aufgabe einsparst. Der Rechner teilt den Aufwand durch die Netto-Ersparnis pro Jahr und zeigt den Break-even als Zeitraum und als Zahl der Durchführungen.
Warum soll ich Pflegeaufwand eintragen?
Weil Automatisierungen selten fertig sind: Schnittstellen ändern sich, Sonderfälle tauchen auf, jemand fragt nach. Dieser Aufwand geht direkt von der Ersparnis ab und verschiebt den Break-even, oft deutlich.
Gilt der Rechner auch fürs Delegieren?
Ja. Der einmalige Aufwand ist dann die Zeit fürs Anlernen und Übergeben, die Restzeit je Durchführung ist das, was bei dir bleibt, etwa Kontrolle oder Freigabe.
Was bedeutet „pro Werktag" im Rechner?
250 Werktage pro Jahr, also 52 Wochen à 5 Tage abzüglich Feiertage und Urlaub. „Pro Woche" rechnet mit 52, „pro Monat" mit 12 Durchführungen im Jahr.